Datenschutz­erklärung

1. Verantwortlicher

2. Erhobene Daten

Beim Seitenaufruf: IP-Adresse (anonymisiert), Datum/Uhrzeit, aufgerufene URL, Browser, Betriebssystem.

Beim Kontaktformular: Name, E-Mail, Telefon (freiwillig), Unternehmen (freiwillig), Nachricht, Interessengebiet, Zeitstempel, Herkunftsseite.

Bei Kurs-, Inhouse- und Erstgesprächsanfragen: Vor- und Nachname bzw. Ansprechpartner, Unternehmen, E-Mail, Telefon, Rechnungsanschrift, gewünschter Kurs/Termin bzw. Programm, Teilnehmerzahl, Zeitraum und Ihre Nachricht. Die Übermittlung erfolgt an unseren in Deutschland (Hetzner) betriebenen n8n-Dienst und per E-Mail zur Bearbeitung der Anfrage.

Bei Terminbuchung: Name, E-Mail, Telefon (freiwillig), Unternehmen sowie der gewählte Termin. Die Terminbuchung erfolgt über eine in Deutschland (Hetzner) betriebene Cal.com-Instanz.

Bei Zahlung: Zahlungsdaten (Name, Kartendaten bzw. Bankverbindung) werden direkt vom Zahlungsdienstleister verarbeitet. Wir selbst sehen nur Zahlungsstatus und Betrag, keine vollständigen Zahlungsdaten.

Beim KI-Potenzial-Check: Name, E-Mail, Unternehmen (freiwillig), Assessment-Antworten (15 Fragen), Scores (Optimierungspotenzial & Compliance-Risiko), Zeitstempel.

3. Zweck der Verarbeitung

Bearbeitung von Kontaktanfragen · Terminvereinbarung für Erstgespräche · Buchung und Durchführung von Kursen und Schulungen · Abwicklung von Zahlungen · Anbahnung und Abwicklung von Coaching- und Beratungsverträgen · Workflow-Automatisierung · App-Entwicklung für Kundenaufträge · Technischer Betrieb und IT-Sicherheit.

4. Rechtsgrundlagen

Art. 6 Abs. 1 lit. a (Einwilligung) · lit. b (Vertragserfüllung) · lit. c (gesetzliche Pflichten) · lit. f (berechtigte Interessen) DSGVO.

5. KI-Tools, CRM & Automatisierung

Schriftarten werden ausschließlich lokal bzw. systemseitig bereitgestellt. Es werden keine externen Schriftarten-Dienste (z. B. Google Fonts) eingebunden; eine Übertragung Ihrer IP-Adresse an Google findet dadurch nicht statt.

KI-Verarbeitung & Modellnutzung

Für KI-gestützte Analysen, Textverarbeitung, Softwareentwicklung und Automatisierungsprozesse werden Large-Language-Modelle (LLMs) über AWS Bedrock in der Region Frankfurt (eu-central-1) eingesetzt.

Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich auf europäischen Serverstandorten. Nach aktuellem Stand werden durch AWS Bedrock bereitgestellte Kundendaten nicht zum Training der zugrunde liegenden KI-Modelle verwendet.

Zur Minimierung datenschutzrechtlicher Risiken gelten folgende Grundsätze:

• Datenminimierung vor KI-Verarbeitung
• Keine Eingabe besonderer Kategorien personenbezogener Daten gemäß Art. 9 DSGVO
• Keine Nutzung produktiver Zugangsdaten oder Secrets in KI-Systemen
• Rollenbasierte Zugriffskonzepte
• Zeitlich begrenzte Protokollierung technischer Logs
• Verschlüsselte Datenübertragung (TLS 1.3)

Interne KI-Chat-Systeme werden ausschließlich auf selbst verwalteter Infrastruktur betrieben.

6. Datenspeicherung & Infrastruktur

Alle personenbezogenen Daten werden primär auf europäischen Servern gespeichert. Verschlüsselung (TLS 1.3, AES-256), rollenbasiertes Zugriffskonzept, automatisierte Löschroutinen.

Internationale Datenübermittlung

Einzelne technische Dienstleister können Teil internationaler Unternehmensgruppen mit Sitz außerhalb der Europäischen Union sein (insbesondere AWS).

Soweit hierbei personenbezogene Daten verarbeitet werden, erfolgt dies ausschließlich unter Anwendung geeigneter Garantien gemäß Art. 44 ff. DSGVO, insbesondere:

• EU-Standardvertragsklauseln (SCC)
• Auftragsverarbeitungsverträge gemäß Art. 28 DSGVO
• Technische und organisatorische Schutzmaßnahmen
• Beschränkung der Verarbeitung auf europäische Rechenzentrumsstandorte

Eine Übermittlung personenbezogener Daten in unsichere Drittstaaten ohne geeignete Garantien erfolgt nicht.

6a. KI-Governance & Datensicherheit

Der Einsatz KI-gestützter Systeme erfolgt ausschließlich zur Unterstützung interner Geschäftsprozesse und Kundenprojekte.

Es bestehen interne organisatorische und technische Richtlinien zur sicheren Nutzung von KI-Systemen, insbesondere hinsichtlich:

• Zugriffskontrolle
• Rollen- und Berechtigungskonzepten
• Datenminimierung
• Löschfristen
• Logging-Beschränkungen
• Geheimhaltungsanforderungen
• Schutz vertraulicher Unternehmens- und Kundendaten

KI-generierte Inhalte werden vor Verwendung durch verantwortliche Personen fachlich überprüft.

Es erfolgen keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen mit rechtlicher Wirkung gemäß Art. 22 DSGVO.

7. Weitergabe an Dritte

Keine Weitergabe außer: ausdrückliche Einwilligung · Vertragserfüllung · gesetzliche Pflicht · Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO (alle genannten Tools). Kein Verkauf von Daten.

8. Kontaktformular & SeaTable

Formulardaten werden per HTTPS an unseren n8n-Workflow-Server (Hetzner Cloud, Nürnberg, Deutschland) übermittelt. n8n speichert die Daten automatisch in SeaTable GmbH (Mainz, Deutschland) und sendet eine Benachrichtigung. Beide Server stehen in Deutschland. AVVs gemäß Art. 28 DSGVO abgeschlossen.

Der Verarbeitungsablauf: Formular → n8n Webhook (Hetzner) → SeaTable Datenbank (DE) → E-Mail-Benachrichtigung.

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen: info@c-stone-dev.com

8a. KI-Telefonassistent (IONOS)

Dienstleister & Vertragsgrundlage

Welche Daten werden verarbeitet?

• Übermittelte Rufnummer (sofern nicht unterdrückt)
• Gesprächsinhalt (Stimme, per Spracherkennung in Text umgewandelt)
• Anrufdatum und -uhrzeit
• Gesprächsdauer
• Automatisch erstellte Gesprächszusammenfassung

Zweck & Rechtsgrundlage

Zweck der Verarbeitung ist die Entgegennahme und Dokumentation von Kundenanfragen sowie die Sicherstellung der telefonischen Erreichbarkeit außerhalb der Geschäftszeiten.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsanbahnung / -erfüllung) sowie lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an professioneller Erreichbarkeit).

Automatisierte Verarbeitung & Art. 22 DSGVO

Der KI-Telefonassistent nimmt Anrufe entgegen und erstellt Gesprächszusammenfassungen. Es werden keine automatisierten Entscheidungen mit rechtlicher oder erheblich beeinträchtigender Wirkung gemäß Art. 22 DSGVO getroffen. Alle Inhalte werden durch Markus Kruse persönlich ausgewertet und bearbeitet.

Speicherdauer & Löschung

• Gesprächszusammenfassungen: maximal 30 Tage, danach automatische Löschung
• Anrufprotokolle (Metadaten): maximal 14 Tage
• Keine dauerhafte Speicherung von Audiodateien

Ihre Rechte als Anrufende Person

Sie können der Verarbeitung Ihrer Anrufdaten jederzeit widersprechen. Rufen Sie in diesem Fall bitte ausschließlich zu den regulären Geschäftszeiten an, damit Ihr Gespräch direkt von Markus Kruse entgegengenommen wird – ohne KI-Verarbeitung.

Für Auskunft, Berichtigung oder Löschung Ihrer gespeicherten Anrufdaten wenden Sie sich an: info@c-stone-dev.com

9. Speicherdauer

Kontaktanfragen: 3 Jahre · Buchungs- und Vertragsdaten: 10 Jahre (HGB/AO) · Logfiles: 7 Tage · n8n Execution-Daten: max. 30 Tage · KI-Verarbeitungsprotokolle: 7 Tage · KI-Telefonassistent (Gesprächszusammenfassungen): max. 30 Tage · Anrufprotokolle (Metadaten): max. 14 Tage.

Zusätzlich gelten folgende Löschfristen:

• Temporäre KI-Sessiondaten: maximal 7 Tage
• API-Request-Logs: maximal 30 Tage
• System- und Sicherheitslogs: maximal 14 Tage
• Fehler- und Diagnosedaten: zweckgebunden und zeitlich begrenzt

10. Cookies & Tracking

11. Ihre Rechte

Auskunft (Art. 15) · Berichtigung (Art. 16) · Löschung (Art. 17) · Einschränkung (Art. 18) · Datenübertragbarkeit (Art. 20) · Widerspruch (Art. 21) · Widerruf (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Kontakt: info@c-stone-dev.com · Antwort innerhalb von 30 Tagen.

12. Geltungsbereich

Diese Datenschutzerklärung gilt für alle Domains unter Verantwortung von C-Stone Development Solutions: